【企業様】基本操作フロー(部門作成・社員/パートナー招待・契約作成・業務報告/請求承認)
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【企業様】基本操作フロー(部門作成・社員/パートナー招待・契約作成・業務報告/請求承認)

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このページではLansmartを使っての業務委託パートナーとの契約、発注、業務報告・請求までの一連の流れをご説明します。

全体のメニュー構成

  • Lansmartの画面は、業務の手順ごとに下図のようなメニュー構成になっています。 日々の業務で使う機能及び設定の変更を左メニューにまとめてあります。
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契約作成から請求書承認までの一連の流れは、こちらのページをご確認ください。   ※各機能の詳細は、本ページをご確認ください。

企業情報を設定する

  • 企業情報の設定についての音声付き動画
  • 企業情報設定は企業オーナーのみ利用できる機能ですので、企業オーナー以外の方は次へ進んでください。
  • アカウント登録後、企業情報設定にて電話番号・郵便番号・住所をまだ設定していない場合は、この段階でご登録ください。これらの情報は発注書を送付する際に書類に自動表示されるため、あらかじめ設定いただくと大変便利です。
  • 左メニューの「設定」をクリックし、「企業情報設定」から電話番号・郵便番号・住所の登録を行います。

  ※電話番号、郵便番号は適宜ハイフン(-)を入れてご登録ください。   (発注書では、自動でハイフン(-)の表示はされません。)   ※代表者名は、発注書に代表者名を表示されたい場合に入力してください。   例)代表取締役 複業タロウ   (任意項目ですので、登録なしでも保存することができます)

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  • 入力が完了したら「保存する」ボタンを押して登録完了です。これで発注書を送付する際に書類に自動表示されます。
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部門を作成する

  • 部門作成についての音声付き動画
  • Lansmartでは、まず企業側で部門を作成し、そこに社員とパートナーを招待し、部門に紐づいた形で契約や発注や業務報告・請求の管理を行います。
  • よって、アカウント登録・企業情報設定が完了した企業オーナーの方はまずは「部門作成」からスタートします。
  • 左メニューの「部門」をクリックし、部門一覧画面右上の「部門を作成」から部門の登録を行います。 なお、部門の作成は企業オーナーのみができる権限になります。
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  • 部門新規作成の入力フォームに部門名を入れて「作成する」ボタンを押して完了です。
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パートナーを部門に招待する

  • パートナーの招待についての音声付き動画
  • ユーザー権限について ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
  • Lansmartでは、パートナーを実際に業務を依頼する部門に招待し、その部門に紐づく形で発注書や請求書のやりとりが行われます。
  • 部門作成が完了したら、パートナーを部門に招待します。 左メニューの「パートナー」をクリックし、パートナー一覧画面右上の「パートナーを招待」から招待を行います。なお、パートナーの招待は企業オーナー部門オーナーの権限で行うことができます。
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  • 招待したいパートナーのメールアドレスと、招待したい部門を選択し、「パートナーを招待」ボタンを押します。複数人のパートナーを一度に招待することも可能です。 メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
  • ※招待したい部門が存在しない場合は、部門作成から新規作成をお願いします。

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  • 招待されたパートナーが、招待メールを承諾すると以下のようにステータスが「ユーザー登録済み」に変更されます。これでパートナーの部門への招待は完了です。
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社員を部門に招待する

  • 社員の招待についての音声付き動画
  • ユーザー権限について ユーザー権限については、こちらのページをご参照ください。
  • Lansmartでは、作成した部門に(企業オーナー以外の)参加させたい社員を招待することが可能です。
  • 部門作成が完了したら、社員を部門に招待していきます。
  • 左メニューの「社員」をクリックし、社員一覧画面右上の「社員を招待」から招待を行います。なお、社員の招待は企業オーナー部門オーナーの権限で行うことができます。
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  • 招待したい社員のメールアドレスと、招待したい部門を選択し、「社員を招待」ボタンを押します。複数人のメンバーを一度に招待することも可能です。 メールアドレス入力後に「Enterキー」または「,(カンマ)」を入力するとメールアドレスが認識されますので、複数人を招待する場合はご活用ください。
  • ※招待したい部門が存在しない場合は、部門作成から新規作成をお願いします。

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パートナーとの契約を作成する

  • 部門へのパートナー招待も完了し、いよいよパートナーとの契約を作成していきます。

契約を作成する

  • 契約の作成についての音声付き動画
  • 左メニューの「契約・発注書」をクリックし、契約一覧画面右上の「契約を作成」ボタンから登録を行います。 なお、契約の作成は企業オーナー部門オーナーの権限で行うことができます。
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⏱️月額固定費でパートナーと契約する場合、どのように稼働条件を作成すればいいのでしょうか?、月額固定ですが、時給型のように何時間稼働したかの業務登録もパートナーにしてもらいたいです。
  • パートナーとの契約に関する情報(パートナー名、所属部門、案件名、職種、契約形態、業務内容、契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、自動更新時の契約延長期間(月)・契約終了通知日、納品日、検査完了日、納品物、業務実施場所・納品場所、発注担当者、稼働条件など)を入力していきます。 *マークの項目は入力必須です。
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    2. 請負契約の場合は、「納品日」「検査完了日」の項目も入力必須となります。 請負契約は、「納品日と検査完了日」ごとに契約を作成してください。 (契約期間内に「納品日と検査完了日」が複数発生する場合は、「納品日と検査完了日」ごとに契約の作成をお願いいたします。その際、契約複製機能をご利用いただくと便利です。)
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    4. 稼働条件を入力する際、入力する費目に応じて、「①時間・②数量・③月額固定」の3種類の稼働区分から選択してください。 ①時間 時給でお支払いする費目の稼働区分です。 単位は「時間」とデフォルトで入力されています。変更することはできません。 ②数量 時給以外の単位でお支払いする費目の稼働区分です。 例えばMTG一回あたりいくら、記事作成一本あたりいくら、といったような時間以外の単位での稼働条件の場合です。 「数量」の費目タイプを選択した場合のみ、単位を入力してください。 ③月額固定 月額でいくらお支払いと決まっている費目の稼働区分です。 単位は「月」とデフォルトで入力されています。変更することはできません。
    5. 下記のよくあるご質問もご参照ください。

      📋稼働条件登録フォームの「稼働区分」とは何ですか?

      ※「③月額固定+①時間 or ②数量」の稼働条件を登録することも可能です。 下記のよくあるご質問もご参照ください。

      ⏱️月額固定費でパートナーと契約する場合、どのように稼働条件を作成すればいいのでしょうか?、月額固定ですが、時給型のように何時間稼働したかの業務登録もパートナーにしてもらいたいです。📄月額固定+時給で稼働条件を登録することはできますか?📋月によって業務が発生しない費目はどのように稼働条件を作成すればいいですか?🙍毎月稼働しないパートナーは、稼働月ごとに契約作成する必要がありますか?

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    6. 「契約延長期間」、「契約終了通知日」は半角で入力してください。 (全角入力はエラーが出ます) ※設定した契約終了通知日に、Lansmart上での通知・メール通知があります。 (自動更新ありの場合も通知があります。自動更新ありで変更がない場合は、契約終了日に自動で延長期間分更新されます。) ※契約終了日までは、「自動更新の有無」・「自動更新時の契約延長期間(月)」・「契約終了通知日」の情報を編集することができます。 ※発注書承認後は、「自動更新の有無」・「自動更新時の契約延長期間(月)」・「契約終了通知日」の情報以外は編集することができません。
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    8. 単価は、外税か内税かを選択することができます。 発注書は、稼働条件で選択された税を基に作成されます。 (発注書作成画面でも外税か内税かの選択を変更することができます。変更した場合は、稼働条件に反映されます) ※単価は半角で入力してください。
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      2. 【外税と内税の違い】
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  • 社内メモは、1000文字まで入力可能です。また、発注書承認後も編集できます。
  • 登録された稼働条件はパートナー単位で下記のようにデータベースとして保存されます。
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  • 毎月稼働しないパートナー様は、稼働月ごとに契約作成する必要はございません。 詳しくはこちらをご覧ください。

契約書、書類をアップロードする

  • 契約書・書類のアップロードについての音声付き動画
  • 下記の契約詳細画面にて「書類をアップロード」ボタンを押して、ファイルをアップロードしていきます。
    • ファイル形式:PDF、Excel、Word、jpeg、zipファイル、動画など、どんな形式でも可能です 容量:1ファイル50MBまで ファイル数:最大10ファイル
    • クラウドサインと連携することで、契約書をアップロードすることもできます。 (複数書類の登録が可能です)詳しくはこちらをご覧ください。
    • ファイルは1点ずつアップロードしてください。(複数ファイルを同時にアップロードすることはできません)
    • ドラッグ&ドロップでアップロードすることもできます。
    • アップロードしたファイルは、基本契約書も含めパートナー様側の画面には表示されません。
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  • 「書類をアップロード」をクリックすると、ダイアログが表示されます。
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  • 「ここをクリックしてファイルを選択」をクリックし、アップロードするファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
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  • 何か記載する事項があれば、社内メモ欄に入力することができます。「登録」ボタンをクリックすると、ファイルのアップロードが完了です。
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  • 契約詳細画面にて、書類の登録が以下の通り表示されれば完了です。
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※次の項目の発注書作成後も書類のアップロードを行うことは可能です。

発注書/発注請書の作成

  • 発注書/発注請書の作成についての音声付き動画

※発注書の数量は、1ヶ月分の数量でも、契約期間分の数量でもどちらでも構いません。 備考欄に注釈を入れるとよりわかりやすいかと思います。 ※月額固定の場合は、数量がデフォルトで「1」と入力されていますが、変更できます。

📋契約期間が3ヶ月の場合、発注書の数量は3ヶ月分の数量を入れるべきですか?
  • 先ほどの稼働条件の入力にて作成したデータベースをもとに、発注書・発注請書を作成していきます。
  • 下記の契約詳細画面にて「発注書・発注請書」ボタンを押して発注書作成画面へ遷移します。
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  • 発注書編集画面には発注書がすでに生成されていますので、発注する「数量」「請求締め日」「支払い期限」「請求の対応方法」「自社情報」を入力すれば発注書が完成です。 ファイルを添付したい場合は、添付ファイルをアップロードすることができます。
    • 「自社情報を編集」の入力については、すでに企業情報の設定にて入力済みであれば、その情報が自動反映されますので入力は不要です。
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  • 発注書の数量は0を入れることができません。(エラーが表示されます。) 下請法が適用される取引の場合、代金を0円と表記して発注することは、正当な理由があれば法的には認められることとなっております。 ただ、その場合は、下請法上、代金が確定したタイミングで改めて確定した代金を記載した補充書面を追加で出さないとならないこととなっており、発注側にとって負担となってしまいます。 そのため、Lansmartでは数量0での0円発注はできない形とさせていただいております。 発注書の数量は、1以上の数字を入力ください。 (※単価が1以下の場合は、小計が1以上になるように数量を入力してください。)
  • 発注時点で稼働時間が決まっていない場合や、毎月業務が発生するかわからない費目がある場合の発注書の作成については、こちらをご確認ください。
  • 請求締め日は、日付を月末、25日、20日からで選択することができます。 (デフォルトは「月末」に設定されています。)
  • 支払期限は、「請求締め日の当月」「請求締め日の翌月」「請求締め日の翌々月」から選択いただき、日付をカレンダーで選択することができます。 (デフォルトは「請求締め日の翌月」「月末」に設定されています。) ※請求締め日の翌々月に設定されたい場合は、下請法60日ルールに抵触する可能性がございますのでご注意ください。
  • 請求の対応方法は、以下2つからラジオボタンで選択してください。 ・パートナー側が請求書を送付し、企業側が承認する ・企業側が支払通知書を送付し、パートナーが承認する 支払通知書での対応を選択した場合は、支払通知書の確認期限を設定します。1日から7日まで設定することができます。(デフォルトでは、5日の設定になっています。) ※期限までにパートナーから誤りの旨の連絡がない場合、記載内容を確認し承認したものとみなされます。 右側の発注書プレビュー画面の備考欄に、「支払通知書の送付からXX日以内に誤りのある旨の連絡がない場合には、記載内容の通り確認があったものとします。」と記載されます。
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  • 「自社情報を編集」の入力については、すでに企業情報の設定にて入力済みであれば、その情報が自動反映されますので入力は不要です。
  • 添付ファイルをアップロードし、送付することができます。
    • アップロードできるファイルは、PDF、JPEG、PNGです。
    • アップロードできるファイルの容量は、1ファイル20Mまでです。
    • 複数ファイルをアップロードすることができます。
    • 添付ファイルがある発注書は、発注書一覧の「添付ファイル」の列に「あり」と表示されます。
  • 備考欄は、1000文字(20行以内)で入力することができます。
  • 発注書は、稼働条件で選択された税を基に作成されます。 選択した税と右側に表示される金額内容をご確認ください。 ※発注書作成画面でも外税か内税かの選択を変更することができます。(変更した場合は、稼働条件に反映されます)
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  • 発注書を送付する前に契約情報の編集を行った場合は、作成途中の発注書は削除されますので、ご了承ください。 単価は発注書では変更できませんので、変更されたい場合は契約情報で編集してください。

 

  • 画面右上の「発注書を送付する」ボタンを押して、「発注書を提出しました」のメッセージが表示されれば送信完了です。
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  • 送信後はパートナーの発注書一覧画面に遷移し、発注ステータスが「確認中」と表示されます。
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※稼働条件登録の際に、契約開始日と終了日を入力いただきますが(以下スクショ参照)、その期間中の発注書は初月のみ必要ですが、以降の月は発注書の送付は不要です。 (=発注書は初回のみ。以降はパートナー様側で業務登録を行っていただき、請求書を作成いただくことが可能です。企業様側は請求書承認を行うのみ。) 詳しくはこちらをご覧ください。 毎月稼働しないパートナー様がいらっしゃる場合も、同様に対応いただくことが可能です。詳しくはこちらをご参照ください。

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※契約・発注書の一覧に表示されるステータスの詳細は、こちらをご覧ください。

※発注書の履歴確認方法は下記をご覧ください。

📋発注書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)

パートナーからの業務報告・請求書を承認する

  • 業務報告・請求書の承認についての音声付き動画
  • パートナーが承認した発注書の内容に基づき、パートナーから送付されてきた業務報告書と請求書の承認を行います。
    • なお、Lansmartでは、パートナーが入力した作業登録から、業務報告書と請求書を自動生成できるため、パートナーの方の業務報告・請求書作成の手間を大幅に削減することが可能です(特許取得済み)。
  • 左メニューの「業務報告・請求」をクリックし、一覧に表示されている当月の請求対象パートナーのステータスを全て「請求書承認済み」にしていきます。 ※ステータスの詳細は、こちらをご覧ください。
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      なお、業務報告・請求一覧の表示については以下の権限ごとに表示内容が異なります。

    2. 業務報告・請求一覧の表示内容
      • 企業オーナー:全パートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
      • 部門オーナー:所属部門のパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
      • 部門メンバー:所属部門のパートナーの業務報告・請求案件が表示されます。
      • パートナー:自身の業務報告・請求案件のみが表示されます。
請求書の確認方法①
  • パートナー様から請求書が送付されますと、名前右横のベルマークに通知がございます。 ベルマークをクリックすると、「【Lansmart】請求書を確認してください」という通知がございますので、クリックしてください。
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請求書の確認方法②
  • 業務報告・請求一覧から「請求書確認中」のステータスをクリックします。
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  ※画面上部から、ステータス「請求書確認中」でソートすることができます。

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  • 業務報告・請求の詳細画面にて概算請求金額を確認できます。 「内訳を確認する」ボタンをクリックすると、費目と単価と時間/数量の内訳が表示されます。「請求書を確認する」ボタンを押して請求金額の確認へ進みます。
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  • 請求書内容及び業務報告書の内容を確認し、問題なければ「承認する」ボタンを、修正が必要な場合は「差し戻し」ボタンを押して理由のコメントを入力して差し戻しをします。
  • ※経費や交通費は、パートナー側が請求書を作成する際に入力されます。

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※領収書は画像をクリックするとダウンロードできます。

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  • 承認を「実行する」ボタンを押すと業務報告・請求一覧のステータスが「請求書承認済み」に自動で変更になります。これで対応は完了です。
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    画像のユーザー名は人名生成ツールで自動作成したものです。

    一度承認した請求書でも、支払期日の前日までであれば、差し戻すことが可能です。

  詳しくは、承認済みの業務報告・請求書を差し戻すをご参照ください。

※請求書の履歴確認方法は、下記をご覧ください。

📋請求書・支払通知書の全ての履歴(送信・承認・否認)を確認する (改正電子帳簿保存法適応)

 ※承認済の請求書をPDFでダウンロードしたい場合は、請求書一括ダウンロードをご参照ください。