このページでは、発注書の社内承認機能についてご説明します。
発注時の社内承認の設定ができる権限：企業オーナー
- 発注時の社内承認の設定をする
- 社員権限の社員が契約を作成する
- 社員権限の社員が発注書を作成する
- 企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を確認する
- 企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を承認する
- 企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を差し戻す
- 社員権限の社員が差し戻された発注書を修正し、再度承認依頼する
- 企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を自身で修正し、パートナーに送付する
発注時の社内承認の設定をする
企業オーナーが、発注時の社内承認の設定を有効にした場合、
- 社員権限の方は以下を行うことが可能です。
- 新規契約作成
- 契約複製
- 契約編集
- 契約削除
- 発注書作成、承認申請
- 社員権限の方が発注書を作成した場合は、社内の承認が必須となります。
- 部門オーナー or 企業オーナーが承認されますと、パートナー様へ発注書が送付されます。
- 企業オーナー or 部門オーナー権限の方が発注書を作成する場合は、通常通り承認なしで送付することができます。 ※社員権限の方が発注書を作成する場合に限り、社内承認が必要になります。
- 左メニュー「設定」から「権限設定」をクリックします。 「発注時の社内承認を有効にする」に☑を入れると、社内承認の設定が有効になります。
- 発注時の社内承認を有効後、企業オーナーが社内承認を無効にした場合
- 社員は、「契約を作成」ボタンが非表示になり、契約作成・発注書作成ができなくなります。
- 部門オーナーと企業オーナーは、社員権限の社員が作成した発注書を自身で編集、送付できます
- 「作成途中（確認中）」ステータスの発注書は「作成途中」ステータスに変更されます。
- 「作成途中（差し戻し）」ステータスの発注書は、ステータス名は変更されません。 部門オーナーもしくは企業オーナーが発注書を編集し、送付できます。
「発注時の社内承認を有効にする」に☑を外しますと、以下のモーダルが表示されますので、注意事項をご確認の上、「無効にする」ボタンを押してください。
社員権限の社員が契約を作成する
- まず、契約を作成します。 左メニュー「契約」の右上「契約を作成」をクリックし、契約情報を登録します。契約情報の登録については、こちらのヘルプページをご参照ください。
社員権限の社員が発注書を作成する
- 契約情報を登録しましたら、発注書を作成します。 発注書作成については、こちらのヘルプページをご参照ください。
- 発注書が作成されましたら、右上の「承認を申請」ボタンを押します。
- 発注書一覧では、ステータスが「作成途中(確認中)」になります。 企業オーナーと部門オーナーに発注書の承認依頼が完了しました。
- 発注書申請後に取り下げたい場合は、契約情報下部の発注書一覧の三点リーダーから、もしくは発注書画面上部の「発注書を取り下げる」ボタンから取り下げをしてください。
発注書画面でもステータスは「作成途中(確認中)」と表示されます。
「社内確認中」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
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企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を確認する
- 社員権限の社員の方が承認を依頼された発注書を確認します。 発注書画面の表示方法は2パターンございます。
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企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を承認する
発注書の申請を承認しますと、自動でパートナー様に発注書が送付されます。
- 発注書確認画面にて、「承認する」ボタンをクリックします。
- 「本当に承認を実行しますか？」の確認メッセージが出るので「承認」ボタンを押します。
- 発注書のステータスが「確認中」に変更されます。発注書の承認が完了し、パートナー様に発注書が送付されました。
発注書画面でもステータスは「確認中」と表示されます。
「社内承認済み」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を差し戻す
- 発注書確認画面にて、「差し戻し」ボタンをクリックします。
- 差し戻し理由をフォームに入力し(任意)、「差し戻す」ボタンをクリックします。
- 発注書のステータスが「作成途中(差し戻し)」に変更されます。社員権限の方に発注書が差し戻されたことが通知されます。
発注書画面でもステータスは「作成途中(差し戻し)」と表示され、社内差し戻し理由が表示されます。
「社内差し戻し」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
社員権限の社員が差し戻された発注書を修正し、再度承認依頼する
企業オーナー or 部門オーナーは、差し戻した発注書を自身で修正し、パートナーに送付することもできます。 詳細はこちらをご確認ください。
- 企業オーナー or 部門オーナーから差し戻された発注書を確認します。 発注書画面の表示方法は2パターンございます。
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- 差し戻された発注書を修正します。
- 稼働条件(費目名、単価、単位)を変更する場合は、発注書作成画面のパンくずから案件名をクリックしますと契約情報画面に遷移しますので、「編集する」をクリックし、変更してください。
- 発注書の数量、請求締め日、支払期限、請求の対応方法、自社情報、添付ファイル、備考欄を変更される場合は、発注書作成画面にて変更してください。
- 発注書を修正されましたら、再度右上の「承認を申請」ボタンを押します。
- 発注書一覧では、ステータスが「作成途中(確認中)」になります。 企業オーナーと部門オーナーに発注書の承認依頼が完了しました。
- 発注書の再申請後、企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を承認すると、パートナー様に発注書が送付されます。
発注書画面でもステータスは「作成途中(確認中)」と表示されます。
「社内確認中」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を自身で修正し、パートナーに送付する
- 企業オーナー or 部門オーナーが差し戻した発注書を確認します。 左メニュー「発注書」をクリックすると、承認済みの発注書が一覧になって表示されています。ステータスのフィルタを「作成途中」にし、「作成途中(差し戻し)」ステータスの発注書を確認します。パートナー名、案件名を確認の上、該当の発注書をクリックすると、発注書が表示されます。
- 差し戻した発注書を修正します。
- 稼働条件(費目名、単価、単位)を変更する場合は、発注書作成画面のパンくずから案件名をクリックしますと契約情報画面に遷移しますので、「編集する」をクリックし、変更してください。
- 発注書の数量、請求締め日、支払期限、請求の対応方法、自社情報、添付ファイル、備考欄を変更される場合は、発注書作成画面にて変更してください。
- 発注書を修正されましたら、右上の「発注書を送付する」ボタンを押します。
- 発注書のステータスが「確認中」に変更されます。パートナー様に発注書が送付されました。
発注書画面でもステータスは「確認中」と表示されます。
企業オーナーもしくは部門オーナーが発注書を自身で修正し、パートナーに送付した場合は、送付者が発注書を社内承認したとみなされます。「社内承認済み」をクリックすると、申請履歴が確認できます。
